1.Dans la barre d'outils principale de la fenêtre dans laquelle vous êtes positionné, cliquez sur l’icône (Envoyer un courriel ou un SMS), sélectionnez l'option « Envoyer courriel ».

2.La fenêtre « Envoi des messages » s'affiche.

3.Si un modèle par défaut est configuré, vous vous trouverez directement dans l'onglet « Aperçu individuel avant envoi ».

Avec un modèle

4.Cliquez sur . Une liste de choix s'affichera pour vous permettre de sélectionner le modèle qui vous convient.

5.Déplacez-vous sous l'onglet « Aperçu individuel avant envoi » et assurez-vous que le contenu du message vous convient.

6.Pour modifier le texte, cliquez sur , la zone d'édition et les outils de formatage de texte deviendront accessibles.

7.Cliquez sur pour envoyer le message.

Vous pouvez cliquer sur pour effacer le modèle sélectionné si vous préférez composer le contenu du message sous l'onglet « Édition du modèle pour tous les contacts ».

Sans un modèle

8.Déplacez-vous sous l'onglet « Aperçu individuel avant envoi » cliquez sur pour passer en mode d'édition.

9.Ajoutez un objet dans le champ « Objet personnalisé ».

10.Composez votre message, cochez les options d'envoi et cliquez sur pour envoyer le message.

Dans l'exemple ci-dessous, un courriel de proposition de remplacement sera envoyé à plusieurs destinataires.

Un modèle de courriel a été configuré pour ce contexte de communication, vous n'aurez pas à le sélectionner et le message sera envoyé dans la langue de correspondance du candidat.

1.Ouvrez la fenêtre « Gestion des remplacements ».

2.Sélectionnez un remplacement dans la liste.

3.Dans la section « Communication » de la barre d'outils principale, cliquez sur (Envoyer) et choisissez l'option « Envoyer un courriel ».

4.Dans la fenêtre « Envoi des messages », déplacez-vous sous l'onglet « Édition du modèle pour tous les contacts ».

5.Choisissez une langue, le texte du message s'affiche dans la langue sélectionnée.

Si le document joint au courriel est généré par PRIM, il sera automatiquement envoyé dans la langue de correspondance du contact.

Si le document joint au courriel est enregistré sur votre poste de travail, vous devez avoir une version du document à joindre pour chacune des langues utilisées dans votre entreprise.

6.Déplacez-vous sous l'onglet « Aperçu individuel avant envoi ».

7.Les variables utilisées dans le modèle ont été remplacées par les valeurs associées, dans la langue de correspondance du contact.

8.Au besoin, et pour chacun des contacts, cliquez sur pour passer en mode d'édition et modifier le message.

9.Cliquez sur .

1.Dans la barre d'outils principale de la fenêtre dans laquelle vous êtes positionné, cliquez sur l’icône (Envoyer un courriel ou un SMS), sélectionnez l'option « Envoyer courriel ».

2.La fenêtre « Envoi des messages » s'affiche.

3.Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur l'icône (Ajouter pièce jointe), une fenêtre s'affiche pour vous permettre de choisir le type de fichier à joindre.

4.Pour supprimer une pièce jointe, sélectionnez le document à supprimer et cliquez sur l'icône (Supprimer pièce jointe).

5.Remplissez les champs et cliquez sur (Envoyer).

Si vous insérez une ou des pièces jointes sous le premier onglet « Édition du modèle pour tous les contacts », tous les contacts à qui s'adresse le message recevront la même pièce.

Si vous insérez une ou des pièces jointes sous le deuxième onglet « Aperçu individuel avant envoi », seulement le contact sélectionné recevra le fichier ajouté. Vous pourrez personnaliser les pièces à joindre pour chacun des contacts.

La procédure d'ajout d'une pièce jointe à un courriel pour un seul destinataire a été expliquée plus haut, nous verrons ici comment joindre un document dans la langue de correspondance du contact.

Si le document joint au courriel est généré par PRIM, il sera automatiquement envoyé dans la langue de correspondance du contact.

Si le document joint au courriel est enregistré sur votre poste de travail, vous devez posséder une version de ce document pour chacune des langues utilisées dans votre entreprise, par exemple, français et anglais.

Dans l'exemple ci-dessous, nous utiliserons la liste sauvegardée « Employés actifs » à qui sera envoyé un nouveau contrat de travail. La procédure est similaire pour tout autre type de liste.

Consultez le module 2 pour les procédures de création et de gestion des listes.

1.Depuis le volet « Listes », sélectionnez « Employés actifs.

2.Cliquez sur et choisissez l'option « Envoyer courriel ».

3.Sous l'onglet « Édition du modèle pour tous les contacts ».

4.Sélectionnez « Français »  et composez votre message en français dans la zone d'édition.

5.Sélectionnez « Anglais » et composez votre message en anglais dans la zone d'édition.

6.Pour chacun des contacts, cliquez sur l'icône (Ajouter pièce jointe).

7.Selon la langue sélectionnée, choisissez le fichier sur votre poste de travail.

8.Selon le contact, la pièce jointe ainsi que le courriel sera dans la langue de correspondance du contact.

La procédure pour transférer et répondre à un courriel se fait uniquement à partir d'un message reçu dans PRIM.

Au besoin, appliquez la procédure de synchronisation des courriels, voir « Synchronisation des courriels ».

1.Ouvrir le dossier du contact pour lequel vous devez assurer un suivi de courriel.

2. Cliquer sur (Historique des communications) sur la barre d'outils principale pour afficher la fenêtre « Historique des communications ».

3.Dans la liste, sélectionnez le message parmi les courriels reçus identifiés par l'icône (Courriel reçu).

4.Cliquez sur le message, la fenêtre « Détails de la communication » s'affiche.

5.Cliquez sur (Courriel) et sélectionnez l'option désirée dans la liste de choix : répondre ou transférer.

6.La fenêtre « Envoi des messages » s'affichera pour permettre l'édition du message.

7.Cliquez sur (Envoyer courriel).

Si vous sélectionnez l'icône (Courriel envoyé) dans la fenêtre « Historique des communications » vous aurez uniquement l'option de transférer le courriel.